Rearchivado
El Rearchivado es una función que propaga cualquier cambio realizado en los metadatos y propiedades de seguridad de un contenedor principal a sus carpetas y documentos secundarios. La propagación de la seguridad y los metadatos se produce en toda la biblioteca en una operación en segundo plano. Este servicio comienza con los eventos bien definidos, como cambiar la seguridad en un contenedor, o cambiar un campo de metadatos. Una vez que se inicia un evento, la operación de rearchivado se activa automáticamente y no requiere confirmación por parte del usuario. Durante la propagación, los elementos se actualizan según las Reglas de rearchivado. Por ejemplo, un documento restringido nunca se verá afectado por un rearchivado de seguridad. Las reglas de rearchivado se pueden personalizar para satisfacer las necesidades de su organización. Por ejemplo, puede elegir rearchivar los metadatos de los documentos o las carpetas pero no hacer ningún rearchivado de seguridad, seleccionar los campos de metadatos específicos que se van a actualizar y excluir los restantes, o excluir contenedores o documentos específicos del rearchivado de metadatos.
Para facilitar el proceso de rearchivado, el iManage Control Center ofrece una interfaz de usuario mejorada con consejos de ayuda específicos para el contexto y orientación para realizar la tarea deseada. Además, no es necesario reiniciar el servicio después de realizar los cambios de configuración.
El Rearchivado está diseñado para abordar tres iniciativas clave:
Preservar o asegurar: El Rearchivado asegura que el contenido llegue a la audiencia correcta.
No sobreexponer: El Rearchivado no cambia la seguridad de las carpetas que no heredan la seguridad ni eleva a los usuarios a los que se les ha negado explícitamente el acceso.
En caso de duda, déjelo como está: El Rearchivado no hará ningún cambio, si el cambio no puede coincidir con una regla de rearchivado.
El Rearchivado tiene las siguientes características:
Los administradores del sistema iManage pueden configurar reglas para aplicar la seguridad y los metadatos para alinearse con las necesidades de la organización.
Los usuarios no están bloqueados en sus tareas mientras se realiza cualquier rearchivado.
Todos los documentos del área de trabajo serán candidatos a ser rearchivados, no solo los documentos a los que el usuario tenga acceso.
En este capítulo se tratan los siguientes temas: