Cómo crear usuarios

Los usuarios de un sistema iManage Work se crean de una de las siguientes maneras: Migración, servicio de directorio y manualmente.

• Migración: Los usuarios se migran desde una base de datos de origen existente a una instalación de iManage Work. Esto suele ocurrir durante la instalación inicial del sistema iManage Work. También puede ocurrir al tener que importar un gran número de nuevos usuarios, como por ejemplo tras una fusión con otra organización o una adquisición. Póngase en contacto con el responsable del servicio de atención al cliente designado o con su socio de implementación.

• Servicio de directorio: Los usuarios pueden añadirse a través de la red de una organización. Este es el método más común y preferido para crear usuarios. Para mantener la lista de usuarios y sus estados se utiliza un servicio de directorio, como el Directorio Activo de Microsoft, o el acceso a otro servicio de directorio a través del Protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP). A medida que se añaden y eliminan usuarios de la red de la organización, una herramienta de iManage Work (llamada DirectorySync) periódicamente sincroniza los usuarios en red de la organización con iManage Work y los configura como usuarios. Esto incluye la creación, activación o desactivación de usuarios. Este servicio puede programarse para que se ejecute periódicamente, por ejemplo, cada minuto, una vez al día, o con la frecuencia que sea necesaria. Sincroniza la lista de usuarios de iManage Work con el servicio de directorio conectado. El estado del usuario también se puede cambiar explícitamente dentro de iManage Control Center. iManage Work no almacena las contraseñas de los usuarios importados a través de un servicio de directorio. Su autenticación se realiza a través del proveedor de identificación de su servicio de directorio.
  Las herramientas y la sincronización se coordinan entre los administradores de la red de su organización y el responsable del servicio de atención al cliente designado o sus socios de implementación. Póngase en contacto con el responsable del servicio de atención al cliente designado o con su socio de implementación para instalar o configurar estas herramientas.

• Manualmente: Un administrador del sistema iManage Work puede crear manualmente un usuario virtual. Se trata de usuarios que no fueron o no pudieron migrarse a través de un servicio de directorio. Esto significa que los usuarios virtuales solo existen dentro de iManage, y no como parte de la cuenta de red de la organización. Una vez creados, estos usuarios no pueden convertirse a otro tipo, y deben gestionarse manualmente, como por ejemplo si cambian de nombre o necesitan desactivarse. El administrador del sistema iManage puede añadir, activar o desactivar usuarios directamente a través de la aplicación iManage Control Center.

  • Usuarios externos: Estos usuarios no tienen acceso inicial a ningún contenedor o documento. Deben tener acceso explícito a cada elemento. Está destinado a los usuarios que deberían tener acceso a iManage Work pero de forma limitada o temporal. Por ejemplo, pueden ser consultores externos, empleados temporales o usuarios que no pertenecen al ámbito de la organización.
    Para establecer un usuario de iManage Work como usuario externo, configure la opción Usuario externo en su perfil como Sí.

Asignación de usuarios a una biblioteca

La asignación de un usuario a una biblioteca le proporciona acceso a la biblioteca de iManage Work. Si un usuario no está asignado a una biblioteca, no verá ni podrá realizar ninguna acción dentro de la misma.

1. En la lista desplegable Usuarios, seleccione Gestión a nivel de biblioteca .

2. En el menú desplegable de la parte superior de la pantalla, seleccione la biblioteca adecuada a la que se va a asignar este usuario.

3. Seleccione . Se abre el cuadro de diálogo Asignar usuario a la biblioteca.

   Figura: Asignar usuario a la biblioteca
   

4. En el campo de búsqueda, introduzca cualquier parte del nombre del usuario. Se devolverá una lista de usuarios que coinciden con los caracteres introducidos.
   Figura: Asignar usuario a la biblioteca
   

5. Seleccione el usuario adecuado.
   Figura: Asignar usuario a la biblioteca
   

6. Introduzca la siguiente información del usuario:

7. Elija una Función para dicho usuario en la lista desplegable.

8. Seleccione Asignar. El usuario se asignará a la biblioteca seleccionada.

Para eliminar esta asignación, debe Deshabilitar el inicio de sesión del usuario para la biblioteca específica. El contenido y la actividad del usuario dentro de la biblioteca se conservan, sin embargo, el usuario ya no podrá acceder a la biblioteca una vez deshabilitada.

Consulte Habilitar o deshabilitar usuarios para obtener más información.

Búsqueda de usuarios

En la barra de cinta, verá la siguiente opción Buscar. Utilice esta función para buscar por el nombre del usuario, su ID o su correo electrónico.

Figura: Campo de búsqueda

Eliminación de usuarios

Los usuarios importados o creados desde un servicio de directorio, como Windows Active Directory, serán gestionados por los administradores del sistema de red de la empresa, y sus cambios se propagarán automáticamente a iManage Work.

Los administradores del sistema iManage Work no podrán eliminar usuarios virtuales. El método preferido es bloquear la cuenta del usuario estableciendo el Estado de inicio de sesión como Deshabilitado. Consulte Habilitar o deshabilitar usuarios para obtener más información.

Restablecer las contraseña de los usuarios

Para restablecer la contraseña de un usuario:

• Barra de cinta: Seleccione un usuario para que aparezca la opción Restablecer contraseña en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono

  

  junto a cada usuario y seleccione la opción Restablecer contraseña.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho del ratón en un usuario y seleccione la opción Restablecer contraseña.

El cuadro de diálogo Restablecer contraseña que aparece enumera los siguientes campos:

Seleccione Guardar para guardar la nueva contraseña y los ajustes de la misma.

Añadir usuarios a un grupo

También puede añadir usuarios a un grupo desde la página de Grupos. Consulte Grupos para obtener más información.

Habilitar o deshabilitar usuarios

Editar el perfil de usuario

Esta opción está disponible en:

• Barra de cinta: Seleccione un usuario para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono

  

  junto a cada usuario.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho en un usuario para ver esta opción.

1. Vaya a Acceso > Usuarios.

2. Utilice una de las opciones anteriores y seleccioneEditar perfil. Aparece el cuadro de diálogo Editar perfil.

3. Modifique cualquiera de los campos disponibles y, a continuación, seleccione Guardar. Se guardan las actualizaciones.

Editar la seguridad del usuario

Esta opción está disponible en:

• Barra de cinta: Seleccione un usuario para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono

  

  junto a cada usuario.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho en un usuario para ver esta opción.

1. Vaya a Acceso > Usuarios.

2. En la parte superior de la página de usuarios, seleccione Gestión global.

3. Utilice una de las opciones anteriores y seleccione Editar seguridad. El cuadro de diálogo Editar seguridad que aparece enumera los siguientes campos. Editar los campos necesarios.

   Campos	Descripción
   Permitir inicio de sesión	Habilitar o deshabilitar el acceso del usuario a su cuenta.
   Contraseña	Introduzca la contraseña de acceso del usuario. No hay ninguna contraseña predeterminada disponible para los nuevos usuarios y no se pueden añadir con un campo Contraseña en blanco.
   El usuario debe cambiar la contraseña en el siguiente inicio de sesión	Especifique si el usuario debe cambiar su contraseña en su próximo inicio de sesión. Si está habilitada, el usuario debe cambiar su contraseña la próxima vez que inicie sesión. Si se deshabilita, el usuario no está obligado a cambiar su contraseña la próxima vez que inicie sesión.
   La contraseña caduca	Especifique si la contraseña caduca. El periodo de caducidad de la contraseña es una configuración del sistema iManage Work. Si está habilitada, la contraseña del usuario caducará. Si está deshabilitada, la contraseña del usuario no caducará.

4. Seleccione Guardar. Se guardan las actualizaciones.

Editar los detalles de la plataforma de usuario

Esta opción está disponible en:

• Barra de cinta: Seleccione un usuario para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono

  

  junto a cada usuario.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho en un usuario para ver esta opción.

1. Vaya a Acceso > Usuarios.

2. En la parte superior de la página de usuarios, seleccione Gestión global.

3. Utilice una de las opciones anteriores y seleccione Editar detalles de la plataforma. El cuadro de diálogo Editar detalles de la plataforma que aparece enumera los siguientes campos. Editar los campos necesarios.

   Campos	Descripción
   Tipo de sistema operativo	Están disponibles los siguientes tipos de SO: Virtual Enterprise

4. Seleccione Guardar.

Cómo ver los detalles del usuario

Esta opción está disponible en:

• Barra de cinta: Seleccione un usuario para ver esta opción en la barra de cinta.

• Abrir menú kebab: Seleccione el icono

  

  junto a cada usuario.

• Menú contextual: Haga clic con el botón derecho en un usuario para ver esta opción.

• Vínculo accesible con un clic: Seleccione un usuario en la columna Nombre.

Utilice una de las opciones anteriores y seleccione Ver. Se abrirá la página<Usuario-nombre> que contiene las siguientes pestañas:

• Detalles: Enumera los detalles relativos a un usuario.

  NOTA:

  Utilice el botón para editar cada sección de la página de detalles del Usuario.

• Grupos: Muestra los grupos asociados a un usuario.

Crear un usuario NRTADMIN

El acceso a NRTADMIN se concede añadiendo al usuario al grupo NRTADMIN dentro de una biblioteca de iManage Work. Un usuario NRTADMIN tiene automáticamente todos los privilegios dentro de la biblioteca, y sustituye todos los demás privilegios.

Solo un usuario NRTADMIN puede añadir otros usuarios al grupo NRTADMIN.NRTADMIN se aplica solo a los usuarios a nivel de biblioteca. No se puede aplicar un NRTADMIN a los usuarios a nivel global. El NRTADMIN está asignado a una biblioteca. El usuario debe definirse y asignarse a la biblioteca individualmente.Para crear un usuario NRTADMIN (añadir un usuario al grupo NRTADMIN):

1. Seleccione Acceso > Usuarios.

2. Utilice una de las siguientes opciones:
   Barra de cinta: Seleccione un usuario y, a continuación, la opción Añadir a grupos de la barra de cinta.
   Menú kebab: Seleccione el icono

   

   junto al usuario y, a continuación, seleccione la opción Añadir a grupos.
   Menú contextual: Haga clic con el botón derecho en un usuario y seleccione la opción Añadir a grupos.

3. Seleccione NRTADMIN, luego seleccione Añadir.

Asignación de usuarios y grupos

Los usuarios y grupos se deben asignar a los elementos de iManage Work. Los elementos incluyen espacios de trabajo, contenedores y documentos. Para asignar un usuario o grupo, utilice un cliente de iManage Work y no el iManage Control Center. Cualquier usuario con privilegios de acceso suficientes para el elemento puede realizar esta asignación.

Para asignar un usuario o grupo:

1. Dentro de un cliente de iManage Work, navegue hasta el elemento y seleccione Mostrar detalles. Esto mostrará la pestaña de propiedades.

2. Seleccione Ver detalles de seguridad en Seguridad predeterminada. Esto mostrará la pestaña de detalles de seguridad.

3. Seleccione Propiedades.

4. Seleccione Añadir usuarios/grupos.

5. Seleccione los usuarios y grupos entre las opciones disponibles. Se podrán realizar múltiples selecciones.

6. Para cada usuario o grupo, asigne un nivel de privilegio de acceso desde el desplegable de seguridad junto al nombre del usuario o grupo.

7. Cuando haya terminado, seleccione Confirmar para guardar los cambios en los usuarios y grupos.

Para eliminar un usuario o grupo:

1. Dentro de un cliente de iManage Work, navegue hasta el elemento y seleccione Mostrar detalles. Esto mostrará la pestaña de propiedades.

2. Seleccione Ver detalles de seguridad en Seguridad predeterminada. Esto mostrará la pestaña de detalles de seguridad.

3. Seleccione Propiedades.

4. Seleccione Añadir usuarios/grupos.

5. Seleccione los usuarios y grupos entre las opciones disponibles. Se podrán realizar múltiples selecciones.

6. Para cada usuario o grupo, seleccione Eliminar de su nivel de privilegio de acceso del desplegable de seguridad junto al nombre del usuario o grupo.

7. Cuando haya terminado, seleccione Confirmar para guardar los cambios en los usuarios y grupos.